POLAKOHEDONIST

Заполнение данных для договора

Раздел «Данные для договоров» — справочник контрагентов, на который ссылаются договоры. Раз заполнили данные — потом эти контрагенты доступны при создании любого договора.


1
Открыть раздел «Данные для договоров»

В личном кабинете в боковом меню в группе Организатору найдите пункт Данные для договоров и нажмите. Откроется список ваших контрагентов (если они уже добавлены).

💡 Раздел доступен только пользователям с ролью Manager или Admin. Если вы не видите этот пункт — у вас другая роль.
2
Нажать «Добавить»

В правом-верхнем углу нажмите жёлтую кнопку Добавить. Откроется форма добавления контрагента.

3
Выбрать тип контрагента

Сверху формы — две вкладки:

  • Юридический — для компаний, ИП, организаций (есть PIB и MB)
  • Физический — для частных лиц (есть личные документы)

Поля на форме меняются в зависимости от типа.

4
Заполнить общие поля (для обоих типов)
ПолеОписаниеОбязательность
Имя представителяИмя контактного лица или представителя организацииобязательно
Фамилия представителяФамилия того же лицаобязательно
СтранаСтрана регистрации (выпадающий список)обязательно
АдресДля юр.лица — адрес регистрации юридического лица. Для физлица — адрес регистрации в Сербии.обязательно
EmailКонтактный email контрагентаобязательно
ТелефонКонтактный номеробязательно
Название банкаПолное название банка контрагентаобязательно
Номер счётаРасчётный счёт контрагентаобязательно
Дополнительные поля для Юридический
ПолеОписаниеОбязательность
Официальное наименованиеПолное юридическое название организации, как в учредительных документахобязательно
PIBИдентификационный номер налогоплательщика (ИНН)обязательно
Регистрационный номер (MB)Матичный/регистрационный номер компанииобязательно
IBANМеждународный номер счёта — для евровых переводовопционально
SWIFTSWIFT/BIC код банка — для международных переводовопционально
💡 IBAN и SWIFT нужны только если планируются международные расчёты в EUR. Если работаете только с RSD — можно оставить пустыми.
Дополнительные поля для Физический
ПолеОписаниеОбязательность
Паспорт / IDНомер документа удостоверяющего личность (паспорт, личная карта)обязательно
JMBGЕдиный матичный номер гражданина (для граждан Сербии)обязательно
💡 «Официальное наименование» для физлица не запрашивается — это поле имеет смысл только для организаций.
6
Нажать «Сохранить»

Когда все обязательные поля заполнены, кнопка Сохранить станет активной. Нажмите её. Контрагент появится в списке. Появится уведомление «Данные сохранены».

⚠️ Если кнопка остаётся серой — какое-то обязательное поле не заполнено или содержит только пробелы. Проверьте подсветку красным.
7
Открыть контрагента для просмотра

Нажмите на любую запись в списке — откроется окно просмотра со всеми заполненными полями в режиме «только для чтения». Это удобно для проверки данных или копирования реквизитов.

📋 Окно просмотра не позволяет редактировать данные. Если нужно поправить информацию — обратитесь к администратору поддержки [email protected].

i
Что дальше — создание договора

После того как контрагент добавлен, при создании нового договора в разделе «Договоры» вы выберете его из списка существующих, и реквизиты автоматически подтянутся в договор.

Это значит: один раз заполнить данныемного раз использовать в договорах.

Popunjavanje podataka za ugovor

Sekcija «Podaci za ugovore» — registar ugovornih strana koje se referenciraju u ugovorima. Jednom popuniš podatke — ti kontrahenti su dostupni pri kreiranju bilo kog ugovora.


1
Otvori sekciju «Podaci za ugovore»

U ličnom nalogu u bočnom meniju u grupi Organizator pronađi stavku Podaci za ugovore i klikni. Otvoriće se lista vaših ugovornih strana (ako su već dodate).

💡 Sekcija je dostupna samo korisnicima sa ulogom Manager ili Admin. Ako ne vidite ovu stavku — imate drugu ulogu.
2
Kliknuti «Dodaj»

U gornjem-desnom uglu kliknite žuto dugme Dodaj. Otvoriće se obrazac za dodavanje ugovorne strane.

3
Izabrati tip ugovorne strane

U vrhu obrasca — dve kartice:

  • Pravno lice — za firme, preduzetnike, organizacije (imaju PIB i MB)
  • Fizičko lice — za privatna lica (imaju lična dokumenta)

Polja se menjaju u zavisnosti od tipa.

4
Popuniti zajednička polja (za oba tipa)
PoljeOpisObavezno
Ime predstavnikaIme kontaktne osobe ili predstavnika organizacijeobavezno
Prezime predstavnikaPrezime te iste osobeobavezno
DržavaDržava registracije (padajuća lista)obavezno
AdresaZa pravno lice — adresa registracije pravnog lica. Za fizičko lice — adresa registracije u Srbiji.obavezno
EmailKontakt email ugovorne straneobavezno
TelefonKontakt brojobavezno
Naziv bankePun naziv banke ugovorne straneobavezno
Broj računaTekući račun ugovorne straneobavezno
Dodatna polja za Pravno lice
PoljeOpisObavezno
Zvanični nazivPun pravni naziv organizacije, kao u osnivačkim dokumentimaobavezno
PIBPoreski identifikacioni brojobavezno
Matični broj (MB)Matični broj firmeobavezno
IBANMeđunarodni broj računa — za evro-uplateopciono
SWIFTSWIFT/BIC banke — za međunarodne transfereopciono
💡 IBAN i SWIFT su potrebni samo ako planirate međunarodne uplate u EUR. Ako radite samo sa RSD — možete ostaviti prazno.
5b
Dodatna polja za Fizičko lice
PoljeOpisObavezno
Pasoš / IDBroj ličnog dokumenta (pasoš, lična karta)obavezno
JMBGJedinstveni matični broj građana (za građane Srbije)obavezno
💡 «Zvanični naziv» se za fizičko lice ne traži — to polje ima smisao samo za organizacije.
6
Kliknuti «Sačuvaj»

Kada su sva obavezna polja popunjena, dugme Sačuvaj postaje aktivno. Kliknite ga. Ugovorna strana će se pojaviti u listi. Pojaviće se obaveštenje «Sačuvano».

⚠️ Ako dugme ostaje sivo — neko obavezno polje nije popunjeno ili sadrži samo razmake. Proverite crveno označavanje.
7
Otvoriti ugovornu stranu za pregled

Kliknite na bilo koji red u listi — otvoriće se prozor za pregled sa svim popunjenim poljima u režimu «samo za čitanje». Korisno je za proveru podataka ili kopiranje detalja.

📋 Prozor za pregled ne dozvoljava menjanje podataka. Ako treba ispraviti informaciju — kontaktirajte podršku [email protected].

i
Šta dalje — kreiranje ugovora

Nakon što je ugovorna strana dodata, pri kreiranju novog ugovora u sekciji «Ugovori» izaberete je iz liste postojećih, a podaci će se automatski uneti u ugovor.

To znači: jednom popunite podatkeviše puta koristite u ugovorima.

Filling in contract data

The «Contract data» section is a registry of counterparties referenced by contracts. Fill the data once — and the counterparties become available when creating any contract.


1
Open the «Contract data» section

In the cabinet sidebar, under the Organizer group, click Contract data. The list of your counterparties opens (if any have been added).

💡 The section is available only to users with the Manager or Admin role. If you don't see this menu item — your account has a different role.
2
Click «Add»

In the top-right corner click the yellow Add button. The new-counterparty form opens.

3
Pick the counterparty type

At the top of the form — two tabs:

  • Legal entity — companies, sole proprietors, organizations (have PIB and MB)
  • Individual — private persons (have personal documents)

The form fields change depending on the type.

4
Fill common fields (both types)
FieldDescriptionRequired
Representative first nameFirst name of the contact / representativerequired
Representative last nameLast name of the same personrequired
CountryCountry of registration (dropdown)required
AddressFor Legal entity — registered legal address. For Individual — registered address in Serbia.required
EmailContact email of the counterpartyrequired
PhoneContact phone numberrequired
Bank nameFull name of the counterparty's bankrequired
Account numberCounterparty's bank accountrequired
5a
Extra fields for Legal entity
FieldDescriptionRequired
Official nameFull legal name of the organization, as in founding documentsrequired
PIBTax identification numberrequired
Registration number (MB)Company registration / matrix numberrequired
IBANInternational bank account number — for euro transfersoptional
SWIFTSWIFT/BIC bank code — for international wiresoptional
💡 IBAN and SWIFT are needed only for international EUR transfers. If you only deal with RSD — leave them empty.
5b
Extra fields for Individual
FieldDescriptionRequired
Passport / IDID document number (passport, ID card)required
JMBGUnique citizen identification number (for Serbian citizens)required
💡 «Official name» is not requested for an Individual — that field only makes sense for organizations.
6
Click «Save»

When all required fields are filled, the Save button becomes active. Click it. The counterparty appears in the list. A «Saved» toast notification confirms the result.

⚠️ If the button stays grey — some required field is empty or contains only whitespace. Check for red highlighting.
7
Open a counterparty for review

Click any row in the list — a review window opens with all the fields shown in read-only mode. Useful for verifying details or copying bank info.

📋 The review window does not allow editing. To correct stored information — contact support at [email protected].

i
What's next — creating a contract

Once a counterparty has been added, when creating a new contract in the «Contracts» section you pick it from the list of existing records, and its details get auto-filled into the contract.

The idea: fill the data oncereuse it across many contracts.