POLAKOHEDONIST

Создание договора

Раздел «Договоры» — список ваших договоров плюс кнопка для создания нового. Договор создаётся на основе уже сохранённого контрагента из «Данные для договоров».

⚠️ Перед созданием договора убедитесь что контрагент уже добавлен в раздел «Данные для договоров». Если контрагента ещё нет — сначала заполните его реквизиты, потом возвращайтесь сюда.
1
Открыть раздел «Договоры»

В личном кабинете в боковом меню в группе Организатору нажмите пункт Договоры. Откроется таблица со всеми вашими договорами (если они уже есть).

💡 Раздел доступен только пользователям с ролью Manager или Admin.
2
Нажать «Создать договор»

В правом-верхнем углу страницы нажмите жёлтую кнопку Создать договор. Откроется модальное окно выбора контрагента.

3
Выбрать контрагента из списка

В окне отображается список ваших контрагентов из раздела «Данные для договоров». У каждого контрагента справа стоит метка типа: Юридический или Физический.

Кликните на нужного контрагента. Дальше последовательность зависит от типа.

⚠️ Если список пуст — у вашей компании пока нет ни одного контрагента. Закройте окно, перейдите в «Данные для договоров», добавьте контрагента, потом вернитесь.
4а
Если выбран Юридический
Договор создаётся сразу

Дополнительных шагов нет — система генерирует договор и присваивает ему уникальный номер вида 26-04-29_legal_001. Окно закрывается, новый договор появляется в таблице вверху списка со статусом Новый.

4б
Если выбран Физический
Дополнительный шаг — выбрать мероприятие

Откроется второй экран со списком ваших предстоящих мероприятий (статусы Draft и Scheduled). Выберите мероприятие, к которому относится договор.

Договор создаётся с привязкой к этому мероприятию. Номер генерируется в формате 26-04-29_evt-26-05-15_001 (дата создания + дата мероприятия).

⚠️ Дата мероприятия должна быть в будущем. Если выбрать прошедшее — выскочит ошибка «Дата мероприятия должна быть позже даты создания договора».
💡 Кнопка «Назад» на этом экране возвращает к выбору контрагента, если решили выбрать другого.
5
Договор появился в таблице

После успешного создания вы вернётесь к таблице договоров. Новый договор будет первым в списке, со статусом Новый. В таблице видны:

  • Номер договора (contract_number)
  • Статус — Новый / Подписан / Не подписан / В процессе
  • Тип — Юридический / Физический
  • Мероприятие — название (только для физических договоров)
  • Договор — кнопка «Скачать» для PDF-файла договора
6
Скачать PDF договора

В колонке «Договор» нажмите кнопку Скачать. PDF-файл сгенерируется на основе шаблона + реквизитов контрагента + (для физических) данных мероприятия.

Распечатайте, подпишите, отправьте контрагенту на подпись, и переведите статус договора в Подписан когда обе подписи получены.

i
Статусы договора

Договор проходит через несколько статусов:

  • Новый — только что создан, не отправлен
  • В процессе — отправлен на подпись, ожидание
  • Подписан — обе стороны подписали
  • Не подписан — отказ или истёк срок подписи
📋 Статус меняется вручную организатором по мере прохождения этапов согласования. Платформа не отслеживает фактические подписи — это договорённость между вами и контрагентом.
i
Если что-то не получается

Контактируйте поддержку — [email protected]. Опишите что вы пытались сделать, какой контрагент / мероприятие выбирали, и какую ошибку увидели.

Kreiranje ugovora

Sekcija «Ugovori» — lista vaših ugovora plus dugme za kreiranje novog. Ugovor se kreira na osnovu već sačuvane ugovorne strane iz «Podaci za ugovore».

⚠️ Pre kreiranja ugovora uverite se da je ugovorna strana već dodata u sekciju «Podaci za ugovore». Ako kontrahent još nije dodat — prvo popunite podatke, pa se vratite ovde.
1
Otvoriti sekciju «Ugovori»

U ličnom nalogu u bočnom meniju u grupi Organizator kliknite stavku Ugovori. Otvoriće se tabela sa svim vašim ugovorima (ako već postoje).

💡 Sekcija je dostupna samo korisnicima sa ulogom Manager ili Admin.
2
Kliknuti «Kreiraj ugovor»

U gornjem-desnom uglu stranice kliknite žuto dugme Kreiraj ugovor. Otvoriće se modalni prozor za izbor ugovorne strane.

3
Izabrati ugovornu stranu iz liste

U prozoru se prikazuje lista vaših ugovornih strana iz sekcije «Podaci za ugovore». Pored svake strane je oznaka tipa: Pravno lice ili Fizičko lice.

Kliknite na potrebnog kontrahenta. Dalje se dešavanja razlikuju u zavisnosti od tipa.

⚠️ Ako je lista prazna — vaša firma još nema nijednu ugovornu stranu. Zatvorite prozor, idite u «Podaci za ugovore», dodajte stranu, pa se vratite.
4а
Ako je izabrano Pravno lice
Ugovor se kreira odmah

Nema dodatnih koraka — sistem generiše ugovor i dodeljuje mu jedinstveni broj u formatu 26-04-29_legal_001. Prozor se zatvara, novi ugovor se pojavljuje u tabeli na vrhu liste sa statusom Novi.

4b
Ako je izabrano Fizičko lice
Dodatni korak — izbor događaja

Otvoriće se drugi ekran sa listom vaših predstojećih događaja (statusi Draft i Scheduled). Izaberite događaj na koji se ugovor odnosi.

Ugovor se kreira sa vezom za taj događaj. Broj se generiše u formatu 26-04-29_evt-26-05-15_001 (datum kreiranja + datum događaja).

⚠️ Datum događaja mora biti u budućnosti. Ako izaberete prošli — pojaviće se greška «Datum događaja mora biti posle datuma kreiranja ugovora».
💡 Dugme «Nazad» na ovom ekranu vraća na izbor ugovorne strane, ako odlučite da izaberete drugu.
5
Ugovor se pojavio u tabeli

Posle uspešnog kreiranja vraćate se na tabelu ugovora. Novi ugovor će biti prvi u listi, sa statusom Novi. U tabeli su vidljive:

  • Broj ugovora (contract_number)
  • Status — Novi / Potpisan / Nije potpisan / U toku
  • Tip — Pravno / Fizičko lice
  • Događaj — naziv (samo za fizičke ugovore)
  • Ugovor — dugme «Preuzmi» za PDF fajl ugovora
6
Preuzeti PDF ugovora

U koloni «Ugovor» kliknite dugme Preuzmi. PDF fajl se generiše na osnovu šablona + podataka ugovorne strane + (za fizičke) podataka događaja.

Odštampajte, potpišite, pošaljite kontrahentu na potpis, i prebacite status ugovora u Potpisan kada su oba potpisa dobijena.

i
Statusi ugovora

Ugovor prolazi kroz nekoliko statusa:

  • Novi — upravo kreiran, nije poslat
  • U toku — poslat na potpisivanje, čekanje
  • Potpisan — obe strane su potpisale
  • Nije potpisan — odbijanje ili istekao rok
📋 Status menja organizator ručno tokom procesa odobravanja. Platforma ne prati stvarne potpise — to je dogovor između vas i kontrahenta.
i
Ako nešto ne uspeva

Kontaktirajte podršku — [email protected]. Opišite šta ste pokušali, koju ugovornu stranu / događaj birali, i koju grešku ste videli.

Creating a contract

The «Contracts» section — list of your contracts plus a button to create a new one. A contract is built on top of an existing counterparty saved in «Contract data».

⚠️ Before creating a contract make sure the counterparty has been added in «Contract data». If the counterparty doesn't exist yet — fill its details first, then come back here.
1
Open the «Contracts» section

In the cabinet sidebar under the Organizer group, click Contracts. The contracts table opens (if any contracts already exist).

💡 The section is available only to users with the Manager or Admin role.
2
Click «Create contract»

In the top-right corner click the yellow Create contract button. The counterparty-picker modal opens.

3
Pick a counterparty from the list

The modal shows your counterparties from «Contract data». Each row has a type pill on the right: Legal entity or Individual.

Click the counterparty you need. The next steps differ by type.

⚠️ If the list is empty — your company has no counterparties yet. Close the modal, go to «Contract data», add a counterparty, then come back.
4a
If Legal entity was picked
Contract is created immediately

No additional steps — the system generates the contract and assigns it a unique number like 26-04-29_legal_001. The modal closes, the new contract appears at the top of the table with status New.

4b
If Individual was picked
Extra step — pick an event

A second screen opens with the list of your upcoming events (statuses Draft and Scheduled). Pick the event the contract relates to.

The contract is created linked to that event. The number is generated as 26-04-29_evt-26-05-15_001 (creation date + event date).

⚠️ The event's date must be in the future. Picking a past event triggers an error «Event date must be later than the contract creation date».
💡 The «Back» button on this screen returns to the counterparty picker if you decide to pick a different one.
5
Contract appears in the table

After successful creation you return to the contracts table. The new contract is the first in the list with status New. The table shows:

  • Contract number (contract_number)
  • Status — New / Signed / Not signed / In progress
  • Type — Legal entity / Individual
  • Event — name (only for Individual contracts)
  • Contract — Download button for the PDF file
6
Download the PDF contract

In the «Contract» column click the Download button. The PDF is generated from the template + the counterparty's details + (for Individuals) the event's details.

Print, sign, send to the counterparty for their signature, and switch the contract status to Signed once both parties have signed.

i
Contract statuses

A contract goes through several statuses:

  • New — just created, not yet sent
  • In progress — sent for signature, awaiting
  • Signed — both parties have signed
  • Not signed — declined or signing window expired
📋 The status is updated manually by the organizer as the approval process moves along. The platform doesn't track actual signatures — that's an agreement between you and the counterparty.
i
If something doesn't work

Reach out to support — [email protected]. Describe what you tried, which counterparty / event you picked, and the error you saw.

polakohedonist.club